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近年来,电子发票逐渐普及,不论是吃饭还是打车,用手机扫一扫店家提供的二维码,或者是在手机上打开商家的APP上,都可以很方便地开具电子发票。也是因此,电子发票迅速在生活服务、新零售、电商等C端服务领域得到推广。
但在使用过程中,也有消费者反应,电子发票对商家是方便了,但公司财务还需要我打印出来才给报销啊;财务也很委屈,纸质发票是特殊纸张,造假较难,现在随便一张打出都来的A4纸都说是电子发票,我既不知道信息是否是真的,更不知道这张票打印了几次……
而随着《关于开展2020年“便民办税春风行动”的意见》税总发〔2020〕11号文件的发布,增值税专用发票电子化也提上日程。
电子发票一定要打印才能报销嘛?专票电子化后也要打印吗?有没有什么措施,能够减少流程,减轻负担,真正释放电子发票的价值,实现环保、便捷与高效?
百望云研究院认真研究了相关政策后要跟大家分享一下:其实电子发票完全不需要打印也可实现报销入账。而专票电子化一旦全面落实,企业通过流程再造,也可以实现整个业务链条与财务链条的深度联通,企业将真正享受到发票电子化的益处。
下面我们就详细地为大家解释一下:
关于电子发票的法律效力
电子发票能否报销,首先取决于其法律效力。
在《国家税务总局公告2015年第84号》中明确,增值税电子普通发票的法律效力、基本用途、基本使用规定等与税务机关监制的增值税普通发票相同;开票方和受票方如果需要纸质发票的,可以自行打印增值税电子普通发票的版式文件。
常见的电子发票报销有两种管理模式:
模式一:企业接收到开票方通过增值税电子开票服务开出的增值税电子发票的开票信息,自行打印的电子发票作为报销的原始凭证,考虑到打印件没有纸质发票的物理防伪功能,需要登录国家税务总局全国增值税发票验证平台,按要求填入电子发票信息进行相应认证;认证通过后,截图打印验证真伪认证信息或者备注验证结果。电子发票其他报销程序同现有的纸质发票报销程序一样。
模式二:企业接收到开票方通过增值税电子开票系统开出的增值税电子发票的开票信息,采集电子发票全票面结构化数据建立台账,避免重复报销,并通过增值税发票验证平台完成验证后,将电子发票信息保存在适当的媒介中,报销凭证上注明电子发票存放的文件链接地址,即以电子形式对发票进行归档保存。电子发票其他报销程序同现有的纸质发票报销程序一样。
既然电子发票打印和不打印都可以入账报销,那企业为什么还要求打印呢?
这是因为电子发票还是个新事物,普及率没那么高,特别是增值税专用发票仍然是纸质发票,企业延续原本的纸质发票管理流程最为简单,如果为数量不多的电子发票设置单独的财务流程,反而会增加管理成本。
但是,随着电子发票数量的不断增长,特别是增值税专票电子化进入实质性发展阶段,企业亟需针对电子发票建立全新的流程,以应对发票全面电子化带来的改变。
发票全面电子化后入账报销的三个阶段
百望云研究院认为,未来随着专票电子化快速推进,电子发票入账报销归档场景将经过以下几个阶段逐步过渡到全面电子化:
第一阶段,专票电子化开始推行,普通纸质发票逐步停止申领,增值税纸质发票和电子发票并行使用,但是电子发票的使用量不断上升;行程单和火车票等纸质报销凭证在报销领域仍大量使用;其他非增值税发票也大多采用纸质发票的模式。
第二阶段,随着税务机关停止申领全部增值税纸质发票,增值税发票进入全面电子化;行程单和火车票等报销凭证也通过电子发票实现电子化,纸质报销凭证并行;非增值税发票也逐步通过区块链电子普通发票的试点推广实现电子化,各类纸质发票使用量不断减少。
第三阶段,企业获得的外部单位原始凭证全面电子化,包括增值税应税业务的增值税电子普通和专用发票以及非增值税应税业务的区块链电子普通发票。
作为发票数字化领域的先行者,百望云率先建立行业级电子发票平台,为阿里巴巴、中国银保信、ETC等提供电子发票服务,并为包括中国工商银行、中核集团、招商局集团等1500余家集团型企业、50万家成长型企业提供智慧财税及服务,被工信部赛迪顾问评为“2018-2019电子发票市场开具量占有率第一”。
基于深耕行业的经验,百望云认为:在第一阶段,部分企业仍会坚持采用纸质管理模式,从第二阶段开始,绝大部分企业将开始采纳电子会计资料管理模式,第三阶段,所有的企业将采纳电子会计资料管理方式进行全电子化的管理。
但事实上,随着专票电子化的推进速度越来越快,对企业而言,电子发票的应用也将进入两难境地,如果电子发票继续打印成纸质版本,报销入账成本会越来越高,而没有电子票据报销制度配套,企业无法进行报销入账,会严重影响企业管理。
基于此,百望云研究院建议,企业尽快采取行动,首先建立企业电子化报销入账归档制度;其次引入电子发票管理技术,实现发票信息的全流程电子化流转。理想的情况,是企业能借助专票电子化的机遇,真正打通发票全流程通路。
因为发票不论是电子的还是纸质的,从开具本身来讲,难度都不大,关键是发票背后涉及的业、财、税系统和供应链平台。
在增值税普通发票电子化的过程中,百望云已经切实帮助海量企业通过发票数字化实现商业交易的全流程数字化,特别是对一些核心企业,百望云通过供应链协同产品,帮助其提升了上下游企业协同效率,全面提升了行业生态的竞争力。而在专票电子化推进过程中,百望云汇集了专票电子化所需的OFD版式、电子印章、数字证书等核心技术,推出专票电子化整体解决方案,可助力企业实现专票电子化升级。
百望云相信,专票电子化后,发票信息全面电子化成为可能。企业可以以发票为支点,推动财税智慧升级;以可视化财税数据为支撑,实现企业经营管理数据可视化管理,最终实现企业全面数字化升级。
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